まず押さえたい基本ルール

１文書は1通のみで、ほかに何も入れてはいけない郵便

封筒の中には、内容文書1通だけを入れます。
郵便だからと言って他に何も入れてはいけません。　

２日本語で書く

３文字か記号で書く(英語は固有名詞に限るのみ)

記号に制限があります。

使用できるのは、主に以下のものです。

  • かな
  • 漢字
  • 数字
  • 英字（固有名詞に限る）
  • 括弧
  • 句読点
  • 一般に記号として使われるもの

４書き方(字数・行数)のルール

字数・行数の制限は、日本郵便が案内している形式は次のとおりです。

形式1行の字数1枚の行数
縦書き20字以内26行以内
横書きA20字以内26行以内
横書きB13字以内40行以内
横書きC26字以内20行以内

５数え方のルール

一文字一字として数えます。

「％」「＆」などの記号や句読点も、1個で1字です。

単位も分けて文字数で数える

「m2」「kg」は、それぞれ2字として数えます。

括弧はセットで1字

括弧は、左右または上下を全体で1字として数えます。
左括弧がある行に算入されます。

丸囲み数字は通常の見た目より多く数えることがある

「⑤」は、数字と枠の合計で2字、
「⑩」は3字として数えます。
ただし、文中の序列記号として使う場合は、全体で1字扱いになるケースがあります。

下線や傍点は文字込みで1字

下線や傍点を付けても、文字全体で1字として扱われます。

失敗しにくい作り方のコツ

はじめて作る場合は、横書き20字×26行で統一すると作りやすいです。
また、文書作成ソフトであらかじめ字数と行数を固定しておくと、窓口での修正リスクを減らせます。

さらに、パソコンの文字カウント機能に頼らずに数えてください。

訂正方法のルール

誤字や脱字があっても、修正テープや修正液は使えません。
訂正する場合は、字数と箇所を欄外または末尾余白に記載し、差出人の印を押します。削除した文字は、あとから読めるように残しておく必要があります。Source

たとえば

  • 誤字を二重線で消す
  • 余白に「二字削除、一字加入」などと書く
  • 差出人の印を押す

細かな訂正は見た目も煩雑になるため、実務上は印刷し直した方が確実です。

2枚以上になるときの契印

謄本が2枚以上になる場合は、つづり目に契印が必要です。
これは、後からページの差し替えや改ざんをされないようにするためのものです。

記載必須の住所・氏名の書き方

謄本には、差出人と受取人の住所氏名を末尾余白に付記します。
ただし、内容文書に同じ記載があれば、省略できる扱いです。

また、余白が足りない場合は、別紙で添付することも認められています。
この付記部分は、字数や枚数の計算には含まれません。

料金表

基本例として、謄本1枚の内容証明を定形郵便物で差し出す場合、主な料金は次のとおりです。

項目金額
内容証明加算料金480円
郵便料金（定形50gまで）110円
一般書留加算料金480円
合計1,070円

封筒の良く起きる注意点

封筒に書く差出人・受取人の住所氏名は、文書と齟齬がないようにします。
宛名や住所の表記ゆれがあると、窓口で確認が必要になる場合があります。

配達証明(３５０円)は付けるべき？

配達証明を付けると、相手に配達された事実と日付も確認しやすくなります。
解除通知や催告など、到達時期が重要なケースでは付けておく方が安心です。

よくある質問まとめ

Q. 写真や証拠資料を一緒に入れてよいですか？

いいえ。内容文書以外の物は同封できません。

Q. 英語で書いてもよいですか？

英字は使用できますが、固有名詞に限るとされています。

Q. 文書が2枚以上になっても大丈夫ですか？

可能です。
ただし、つづり目に契印が必要です。一通となるようにしてください。

Q. 配達証明はつけた方が良いですか？

付けた方が良いです。